IA para Excel gratis: cómo elegir sin perder tus datos
Hay dos tipos de IA para Excel: complementos que se instalan dentro de la hoja y webs donde subes el archivo. Elige según si quieres que escriba la fórmula o que toque los datos, qué tamaño de hoja aguanta el plan gratis y qué pasa con la información de tus clientes.
Por el equipo de IA Selecta
Es el uso de IA con más intención de trabajo real y el peor servido en español: la mayoría de las páginas que salen mezclan asistentes de fórmulas, generadores de gráficos y modelos de lenguaje generales, que son tres cosas distintas con riesgos distintos.
¿Complemento dentro de Excel o web donde subes el archivo?
Es la primera bifurcación y determina todo lo demás. Un complemento se instala en Excel o en Google Sheets y trabaja sobre la hoja abierta; una web te pide que subas el archivo y te devuelve otro. El complemento suele conservar mejor el formato y las referencias; la web suele ser más potente con hojas grandes.
- Complemento: no sale el archivo de tu sesión, pero pide permisos sobre tus documentos.
- Web: el archivo se sube a un servidor, con todo lo que eso implica si contiene datos de personas.
- Modelo de lenguaje general al que pegas una tabla: cómodo para preguntas sueltas, malo para hojas largas porque se pierde a partir de cierto tamaño.
¿Escribe la fórmula o toca tus datos?
Que te escriba la fórmula es reversible: la lees, la entiendes y la borras si está mal. Que modifique la hoja directamente es cómodo y peligroso, porque un cambio silencioso en doscientas filas no se ve a simple vista.
Para empezar, quédate con las que explican la fórmula y te la dejan pegar tú. Cuando confíes en la herramienta, ya darás el paso a que edite sola, siempre sobre una copia.
¿Qué tamaño de hoja aguanta gratis?
El límite se expresa de tres formas distintas según la herramienta: filas, celdas o tamaño del archivo. Comprueba cuál de las tres usa la tuya, porque una hoja de diez mil filas y tres columnas y otra de mil filas y treinta columnas tienen el mismo número de celdas y muy distinto número de filas.
Si trabajas con exportaciones de un sistema de gestión, prueba directamente con la exportación real. Los ejemplos de la portada siempre son hojas pequeñas y limpias.
¿Devuelve el archivo o solo texto?
Una herramienta que analiza tu hoja y te contesta en un chat resuelve preguntas. Una que te devuelve un XLSX con la columna nueva calculada resuelve trabajo. No son la misma categoría aunque salgan juntas en la misma lista.
- Devuelve XLSX: puedes seguir trabajando en Excel con las fórmulas dentro.
- Devuelve CSV: pierdes formato, fórmulas y varias hojas; suficiente para datos, insuficiente para informes.
- Devuelve solo texto o una imagen del gráfico: sirve para mirar, no para continuar.
¿Qué pasa con los datos de tus clientes?
Una hoja de ventas suele llevar nombres, correos, teléfonos o números de pedido. Subirla a una web gratuita es un tratamiento de datos personales, con las obligaciones que eso conlleva en España y en buena parte de América Latina.
La salida práctica casi siempre es la misma: quita las columnas identificativas antes de subir la hoja. La IA no necesita saber cómo se llama el cliente para calcular la tendencia de sus pedidos.
Las tres pruebas que la descartan en dos minutos
Primera: sube tu hoja real, no una de ejemplo, y mira si la acepta entera. Segunda: pídele una fórmula que ya sepas hacer y comprueba si la escribe bien. Tercera: pulsa descargar y mira si el resultado sale en XLSX sin pedirte tarjeta. Lo que sobrevive a las tres merece que aprendas su interfaz.